Il Portale Fornitori è una piattaforma on-line che prevede una fase di registrazione nella quale è richiesto ai candidati di prendere visione del Modello di organizzazione, gestione e controllo (Decreto legislativo 231/2001), del Codice Interno di Comportamento e del Codice Etico di Intesa Sanpaolo. Nel caso in cui poi essi diventino nostri fornitori, tra le clausole contrattuali da sottoscrivere vi è l’impegno a rispettare i principi contenuti nei documenti sopra citati.
La fase di registrazione prevede inoltre che il fornitore compili un questionario che include, oltre alla sezione anagrafica, anche la parte dedicata alla responsabilità sociale e ambientale. Alla fine del 2014 i fornitori iscritti al Portale erano circa 6.400, aumentati del 21% rispetto ai 5.300 del 2013. Di questi, circa 3.500 hanno completato la registrazione. Un’analisi approfondita delle risposte di questi ultimi sulla responsabilità sociale e ambientale ha evidenziato il seguente spaccato: l’11% dichiara di pubblicare un bilancio sociale e ambientale, il 3% dispone di certificazione SA 8000, il 19% di un codice etico o di politiche che descrivono l’impegno sociale, il 12% possiede certificazioni ambientali e l’8% ha una politica ambientale.

   

 20142013Variazione [%]
2014/2013
La società pubblica un bilancio sociale, ambientale o di sostenibilità 387 288 34,37
Presenza di certificazione SA8000 108 75 44
La società ha un codice etico o politiche che sanciscono il suo impegno sociale 640 472 35,59
La società ha certificazioni ambientali 411 323 27,24
La società ha una politica ambientale 267 197 35,53

Le dichiarazioni rese dai fornitori sono verificate attraverso un sistema di monitoraggio a campione che si focalizza sulle categorie merceologiche più rischiose e sui casi ritenuti meritevoli di indagine approfondita. Le verifiche in tema di rispetto dei criteri sociali sono condotte da personale interno e si rivolgono ai capitolati di servizio all’edificio (manutenzione impianti) e alle persone (pulizie) e prevedono il controllo della scadenza della documentazione relativa alla Camera di Commercio, Artigianato e Agricoltura e al Documento Unico di Regolarità Contributiva.
Nel caso invece di indagini sul rispetto di criteri ambientali, quali ad esempio l’efficienza energetica, l’utilizzo di prodotti di pulizia a norma di legge, le clausole contrattuali legate al rispetto della normativa ambientale, le verifiche ispettive sono effettuate in loco sia da personale interno sia da società esterne. Nel 2014 sono state condotte 800 verifiche documentali.
Un altro filone di azioni, che contribuiscono a dare vigore all’attività più ampia di monitoraggio dei fornitori, riguarda la valutazione tecnica delle prestazioni nell’ambito delle forniture ICT della Direzione Sistemi Informativi. L’iniziativa, basata su un’indagine condotta internamente alla stessa DSI, è al suo quarto anno di operatività e si estende su un panel di fornitori che nel 2014 ha rappresentato circa l’86% dell’ordinato della Direzione Sistemi Informativi, per un totale di circa 280 fornitori valutati. I colleghi intervistati, referenti di ambiti specifici che avevano l’opportunità di valutare più fornitori, sono stati 148 e i questionari compilati hanno raggiunto le 2.200 unità.
Le risposte ai questionari, somministrati in formato elettronico, sono valutate in base a una scala di valori che va da 1 a 6; tale approccio consente di individuare eventuali azioni di miglioramento e di ripensare alla relazione con il fornitore in chiave strategica.
Per rendere maggiormente obiettiva la valutazione viene effettuata una distinzione in quattro categorie a seconda della tipologia di servizio/bene acquistato (servizi applicativi, servizi infrastrutturali, hardware e manutenzioni, licenze e manutenzioni software).
Parallelamente, nel caso in cui vengano riscontrate evidenze sul mancato rispetto dei livelli di servizio contrattualizzati, sempre facendo riferimento al perimetro gestito dalla Direzione Sistemi Informativi, vengono inviate specifiche lettere di segnalazione ai fornitori. Nel 2014 sono state complessivamente 47 le comunicazioni inviate.

La piattaforma EcoVadis
L’attività di valutazione dei fornitori che si registrano al Portale ci ha consentito di porre le basi per un approccio sempre più orientato alla mitigazione del rischio derivante dalla gestione della catena di fornitura. Nel 2014 infatti la struttura del Servizio Acquisti ha dato il via a una partnership con EcoVadis, società internazionale specializzata nella valutazione delle performance di responsabilità sociale e ambientale della catena di fornitura, al fine di innescare un percorso virtuoso che, partendo dai risultati dell’analisi, giungesse all’individuazione di azioni di mitigazione del rischio e di eventuali misure correttive in un’ottica di miglioramento continuo.
Il progetto pilota, che è partito alla fine del 2014 ed è terminato a fine febbraio 2015, ha coinvolto 57 fornitori appartenenti a diverse categorie merceologiche. Il tasso di risposta si è rivelato molto buono e nessuno tra i fornitori valutati è risultato esposto a ‘rischio elevato’ secondo la griglia di EcoVadis.
Per i fornitori che si sono posizionati nella fascia ‘a rischio medio’, nel corso del 2015 si determineranno le azioni di mitigazione da intraprendere. L’utilizzo della piattaforma andrà a regime a partire dal 2015 e su un panel più ampio di fornitori.

LE CARATTERISTICHE DI ECOVADIS

La piattaforma copre 150 categorie di fornitura in 140 Paesi, prevede uno screening dei fornitori alla luce di 21 criteri in tema di ambiente, società, equità nelle pratiche commerciali e catena della fornitura. Le valutazioni sono basate su standard globalmente riconosciuti quali il Global Reporting Initiative, il Global Compact dell’ONU e ISO 26000 e i punteggi dei fornitori sono determinati coniugando i risultati di:

  • informazioni riferite dai fornitori utilizzando il questionario dinamico online
  • analisi dei documenti e verifica dei dati effettuate da esperti analisti
  • raccolta di informazioni provenienti da ONG, sindacati, organizzazioni internazionali, a 360°
  • verifiche di terza parte per alcuni fornitori ad alto rischio (facoltativo).
EcoVadis rating scale
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I livelli di rischio individuati dalla scala di EcoVadis permettono un’accurata selezione dei piani di sviluppo dei fornitori e delle eventuali azioni da intraprendere da parte del cliente.
 
L’esito finale del processo di valutazione è costituito da una Scheda di Valutazione del Fornitore, uno strumento molto pratico e di facile lettura, che contiene un giudizio complessivo e per tema e un confronto (benchmark) tra le performance del fornitore e quella dei suoi concorrenti, nella sua categoria di attività e nel Paese in cui il fornitore opera. Ciascuna Scheda di Valutazione contiene, inoltre, punti di forza e aree di miglioramento specifici per categorie di spesa e azioni e piani di miglioramento gestibili online e con possibilità di aggiornamento.

Totale delle spese per acquisti 2,6 mld
Numero di fornitori invitati alla valutazione pilota EcoVadis 57
Totale del fatturato coperto dalla valutazione EcoVadis 668.127.883
% fatturato del pilota sul totale spese per acquisti 25,7